Algemene Voorwaarden
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
Opdrachtnemer: MOZE Finance gevestigd te Harderwijk.
Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan MOZE Finance opdracht heeft gegeven tot het verrichten van werkzaamheden.
Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door MOZE Finance uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de offerte/opdrachtbevestiging.
Meerwerk: werkzaamheden die buiten de overeengekomen dienstverlening vallen en waarvoor apart moet worden betaald.
Artikel 1. Algemeen
1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes en op alle overeenkomsten die opdrachtnemer sluit met opdrachtgever, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
1.2 Op van deze voorwaarden afwijkende bedingen en/of eigen voorwaarden kan de opdrachtgever slechts een beroep doen indien de voorwaarden/bedingen uitdrukkelijk en schriftelijk door de opdrachtnemer zijn aanvaard.
1.3 De door de opdrachtnemer in acht te nemen regel- en wetgeving omtrent de uitoefening van het beroep maken deel uit van de overeenkomst. De opdrachtgever verklaart de daaruit voor opdrachtnemer voortvloeiende verplichtingen steeds volledig te zullen respecteren.
1.4 De opdrachtgever is op de hoogte van en respecteert de verplichtingen van de opdrachtnemer uit hoofde van de Wet Identificatieplicht en de Wet Melding Ongebruikelijke Transacties.
1.5 Ingevolge de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dient opdrachtnemer cliëntonderzoek te verrichten alvorens opdrachtnemer de opdracht kan aanvaarden.
Artikel 2. Uitvoering van de opdracht
2.1 Opdrachtnemer bepaalt de wijze van uitvoering van de opdracht. Indien mogelijk houdt de opdrachtnemer rekening met tijdig verstrekte en verantwoorde aanwijzingen van de opdrachtgever.
2.2 Opdrachtnemer heeft het recht om werkzaamheden door derden te laten uitvoeren, indien dit volgens opdrachtnemer wenselijk is voor een optimale uitvoering van de opdracht.
2.3 Opdrachtnemer is verplicht de opdracht deskundig en zorgvuldig uit te voeren.
2.4 Opdrachtnemer mag alleen extra werkzaamheden uitvoeren en deze aan de opdrachtgever in rekening brengen na voorafgaand overleg met de opdrachtgever.
Artikel 3. Aanbod
3.1 De dienstverlening tussen opdrachtnemer en opdrachtgever wordt altijd op basis van een offerte overeengekomen. De opdracht wordt verstrekt zodra de opdrachtgever akkoord gaat met de offerte. Een akkoord op een offerte kan niet worden ingetrokken zonder toestemming van de opdrachtnemer.
3.2 Alle dienstverleningspakketten van opdrachtnemer hebben een minimale contractduur van 6 maanden. Hierna is het contract maandelijks opzegbaar. Bij opzegging gedurende de eerste 6 maanden, behoudt opdrachtnemer het recht om de eerste 6 maandtermijnen te factureren, zonder dat er een tegenprestatie geleverd hoeft te worden. Indien er in het geheel nog geen werkzaamheden zijn verricht én met akkoord van opdrachtnemer, kan het bedrag van de eerste 6 maandtermijnen worden verlaagd tot een bedrag van éénmalig € 250 exclusief btw.
3.3 Bij alle dienstverleningspakketten van opdrachtnemer is het hebben van een zakelijke rekening verplicht. Opdrachtnemer adviseert opdrachtgever om de zakelijke rekening niet te gebruiken voor privéuitgaven. Dit om te voorkomen dat opdrachtgever buiten het aantal afgesproken jaarlijkse banktransacties gaat.
3.4 Bij alle dienstverleningspakketten van opdrachtnemer zijn maximaal 3 zakelijke rekeningen inbegrepen. Voor iedere extra zakelijke rekening wordt een toeslag van 10 euro exclusief btw per maand gerekend.
Artikel 4. Informatie, gegevens en oplevering
4.1 Opdrachtgever is verplicht om alle benodigde documenten en gegevens, die opdrachtnemer volgens haar oordeel nodig heeft voor de correcte uitvoering van de opdracht, tijdig en op de gewenste manier aan opdrachtnemer te verstrekken.
4.2 Voor de oplevering van gegevens geldt een duidelijke opdrachtbevestiging. Deze is te vinden in het klantenportaal van opdrachtnemer of kan op verzoek worden opgevraagd via administratie@mozefinance.nl. Opdrachtgever is verplicht deze opdrachtbevestiging te volgen. Indien de opdrachtbevestiging niet wordt nageleefd, is opdrachtnemer gerechtigd de oplevering te weigeren voor verwerking en/of een aanvullend tarief in rekening te brengen voor de extra benodigde tijd. Opdrachtnemer mag een inschatting maken van de extra tijd die nodig is door het niet volgen van de opdrachtbevestiging.
4.3 Indien opdrachtnemer de deadline voor de aangifte omzetbelasting niet haalt, zal opdrachtnemer altijd een nihilaangifte indienen voor de opdrachtgever.
4.4 Opdrachtnemer adviseert opdrachtgever om kopieën van alle opleveringen in eigen bezit te houden voor eventuele belastingcontroles. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.
4.5 Het klantenportaal dient als afleverportaal en niet als opslaglocatie voor opdrachtgever. Na oplevering van een periode, zal opdrachtnemer alle documenten downloaden, intern documenteren en opslaan. Daarna worden de documenten door opdrachtnemer uit het klantenportaal verwijderd om ruimte te maken voor nieuwe opleveringen.
4.6 Opdrachtnemer houdt capaciteit beschikbaar voor opdrachtgever en plant haar werkzaamheden op basis van deadlines voor cliënten. Indien opdrachtgever de benodigde documenten en gegevens niet tijdig aanlevert, is opdrachtnemer gerechtigd een aanvullend tarief van € 77,50 in rekening te brengen voor elke gemiste opleverdeadline zoals beschreven in de opdrachtbevestiging.
4.7 Indien de documenten en gegevens niet volgens de richtlijnen van de opdrachtbevestiging worden aangeleverd, is opdrachtnemer gerechtigd een aanvullend tarief in rekening te brengen voor de extra tijd die nodig is om de administratie en belastingen correct te documenteren.
4.8 Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer verstrekte gegevens en documenten. Opdrachtnemer kan hier nooit aansprakelijk voor worden gesteld.
4.9 Indien opdrachtgever daarom verzoekt, worden fysiek ter beschikking gestelde documenten aan opdrachtgever geretourneerd, mits er geen betalingsachterstand is.
4.10 Opdrachtnemer is niet verantwoordelijk voor de vermelding van de juiste btw-percentages op facturen. Opdrachtnemer adviseert waar nodig, maar opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de omzetbelasting op facturen. Indien gewenst kan opdrachtnemer opdrachtgever in contact brengen met een fiscalist, gespecialiseerd in omzetbelasting.
4.11 Opdrachtgever is verplicht opdrachtnemer op de hoogte te brengen van alle informatie die noodzakelijk of nuttig is voor de uitvoering of voltooiing van de opdracht.
4.12 Boetes en/of naheffingen die ontstaan door het niet of te laat aanleveren van administratie en/of andere benodigde gegevens zijn voor rekening van de opdrachtgever.
4.13 Opdrachtnemer is gerechtigd deze Algemene Voorwaarden eenzijdig te wijzigen. In dat geval zal opdrachtnemer de opdrachtgever tijdig op de hoogte stellen van de wijzigingen. Tussen de kennisgeving en de inwerkingtreding van de gewijzigde voorwaarden zit minimaal een maand. Bij wezenlijke veranderingen in de Algemene Voorwaarden heeft opdrachtgever het recht om in deze periode het contract met onmiddellijke ingang op te zeggen. Na deze periode zijn de nieuwe Algemene Voorwaarden van kracht.
Artikel 5. Geheimhouding en exclusiviteit
5.1 Opdrachtnemer is, behoudens wettelijke verplichtingen tot openbaarmaking van bepaalde gegevens, verplicht tot geheimhouding tegenover derden die niet bij de uitvoering van de opdracht zijn betrokken. Deze geheimhouding betreft alle vertrouwelijke informatie die door opdrachtgever ter beschikking is gesteld en de resultaten verkregen door verwerking daarvan.
5.2 Opdrachtnemer is gerechtigd de bewerkte cijfermatige uitkomsten, mits deze niet te herleiden zijn tot individuele opdrachtgevers, te gebruiken voor statistische of vergelijkende doeleinden.
5.3 Behalve het bepaalde in het vorige lid, is opdrachtnemer niet gerechtigd de door opdrachtgever ter beschikking gestelde informatie te gebruiken voor een ander doel dan waarvoor deze werd verkregen.
Artikel 6. Intellectuele eigendom
6.1 Opdrachtnemer behoudt alle rechten op producten van de geest die hij gebruikt of heeft gebruikt in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met opdrachtgever, voor zover er op die producten juridisch rechten kunnen bestaan of worden gevestigd.
6.2 Opdrachtgever is uitdrukkelijk verboden om deze producten, waaronder computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model) contracten en andere geestesproducten, al dan niet met inschakeling van derden, te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren.
6.3 Opdrachtgever mag deze producten niet aan derden ter beschikking stellen, behalve om een deskundig oordeel over de werkzaamheden van opdrachtnemer in te winnen.
Artikel 7. Overmacht
7.1 Indien opdrachtnemer zijn verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk kan nakomen door een oorzaak die hem niet kan worden toegerekend, zoals stagnatie in de geregelde gang van zaken binnen zijn onderneming, worden die verplichtingen opgeschort totdat opdrachtnemer alsnog in staat is deze op de overeengekomen wijze na te komen.
7.2 Opdrachtgever heeft het recht, in het geval dat de situatie zoals beschreven in het eerste lid zich voordoet, de overeenkomst geheel of gedeeltelijk en met onmiddellijke ingang schriftelijk op te zeggen.
Artikel 8. Honorarium
8.1 Het honorarium van opdrachtnemer:
8.1.1 Wordt vastgesteld op basis van een vooraf overeengekomen dienstverleningspakket, een uurtarief (voor regiewerk), prijsafspraak, of op basis van de tarievenlijst van opdrachtnemer.
8.1.2 Is niet afhankelijk van de uitkomst van de verleende opdracht.
8.2 De tarievenlijst van opdrachtnemer is beschikbaar op de website van opdrachtnemer (www.mozefinance.nl). Deze is ook op te vragen via administratie@mozefinance.nl. Opdrachtnemer zal de tarievenlijst op verzoek verstrekken aan opdrachtgever.
8.3 De dienstverleningspakketten en tarieven van opdrachtnemer zijn gebaseerd op een juiste, tijdige en volledige opdrachtbevestiging. Als opdrachtgever zich niet aan de geldende opdrachtbevestiging houdt, is opdrachtnemer gerechtigd hierdoor extra benodigde tijd door te belasten aan opdrachtgever. Opdrachtnemer mag hiervoor een inschatting maken.
8.4 Opdrachtnemer heeft vóór de aanvang van de werkzaamheden en tussentijds het recht de uitvoering van de werkzaamheden op te schorten totdat opdrachtgever alle openstaande facturen heeft betaald.
8.5 De tijd die opdrachtnemer voor opdrachtgever besteedt, wordt vastgelegd in hiervoor bestemde urenregistratiesoftware. Deze software wordt onder andere gebruikt voor de nacalculatie van de dienstverleningspakketten en voor werkzaamheden op regiebasis.
8.6 De omzetbelasting wordt afzonderlijk in rekening gebracht over alle bedragen die de opdrachtgever aan opdrachtnemer verschuldigd is.
8.7 In geval van onenigheid over de bestede tijd, is de urenverantwoording van opdrachtnemer leidend. Opdrachtgever mag ervan uitgaan dat de geregistreerde tijd juist, volledig en betrouwbaar wordt bijgehouden door opdrachtnemer, die hiervoor tijdregistratiesoftware gebruikt.
Artikel 9. Dienstverleningspakketten en jaarlijkse nacalculatie
9.1 Opdrachtnemer werkt hoofdzakelijk op basis van vooraf overeengekomen dienstverleningspakketten. Deze pakketten omvatten werkzaamheden die eenmalig of periodiek worden uitgevoerd tegen een vooraf afgesproken tarief.
9.2 Bij de standaard dienstverleningspakketten van opdrachtnemer zijn bepaalde zaken altijd uitgesloten, zoals personeelsadministratie, kasboek, particuliere omzet, margeregeling en de opgaaf-ICP. Voor deze zaken wordt altijd een extra toeslag berekend.
9.3 Elk jaar vóór het opstellen van de jaarrekening en het verzorgen van de aangifte inkomstenbelasting wordt een berekening gemaakt van de werkelijke dienstverlening versus de afgesproken dienstverlening in het dienstverleningspakket. Het verschil tussen de werkelijke en de afgesproken dienstverlening wordt doorbelast aan opdrachtgever op basis van onder andere het aantal banktransacties en/of het aantal uren voor advies en/of vragen, naast andere extra verrichte werkzaamheden.
9.4 Banktransacties omvatten betalingen van of naar zakelijke betaal- en/of spaarrekeningen, privéstortingen (niet in geld), mutaties in rekening courant (alleen betalingen vanaf privérekeningen), en kastransacties (af en bij).
9.5 Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om jaarlijks de tarieven te corrigeren voor inflatie op basis van de CBS Consumentenprijsindex van het voorgaande kalenderjaar.
9.6 Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om jaarlijks of tussentijds de tarieven te verhogen als opdrachtnemer verwacht dat het budget ontoereikend zal zijn. Opdrachtgever heeft de optie om bij een eventuele verhoging per direct op te zeggen.
9.7 Opdrachtnemer is niet verplicht een deel van het budget van het dienstverleningspakket terug te storten als hier geen gebruik van wordt gemaakt.
Artikel 10. Werkzaamheden buiten dienstverleningspakket (meerwerk)
10.1 Indien er extra werkzaamheden nodig zijn, wordt dit indien mogelijk vooraf gecommuniceerd met de klant.
10.2 De kosten van het extra werk worden gefactureerd op of rond de 1e van de maand na de maand waarin het extra werk is overeengekomen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De exacte uitvoeringsdatum van het extra werk is hierbij niet relevant.
Artikel 11. Betaling
11.1 Opdrachtnemer hanteert een betalingstermijn van 14 dagen.
11.2 Opdrachtgever maakt gebruik van automatische incassobetalingen voor de maandelijkse termijnen van de dienstverleningspakketten.
11.3 Indien opdrachtgever het niet eens is met het geïncasseerde bedrag, kan dit per e-mail worden gemeld aan opdrachtnemer op administratie@helmerfinance.nl. Bij onenigheid over een factuur dient opdrachtgever dit eerst per e-mail kenbaar te maken. Ongegronde terugboekingen resulteren in administratiekosten van € 17,50 exclusief btw per transactie.
11.4 Op verzoek kan opdrachtgever afzien van betaling via automatische incasso tegen een toeslag van € 25 exclusief btw per factuur.
11.5 Bij niet-tijdige betaling is opdrachtgever van rechtswege in verzuim en kan opdrachtnemer vanaf de vervaldatum wettelijke rente in rekening brengen, zonder verdere sommatie of ingebrekestelling.
11.6 Alle kosten voor incasso, zowel gerechtelijk als buitengerechtelijk, zijn voor rekening van opdrachtgever, met een minimum van 15% van het te vorderen bedrag aan buitengerechtelijke kosten.
11.7 Opdrachtnemer heeft het recht om zijn verplichtingen op te schorten totdat alle opeisbare vorderingen volledig zijn voldaan.
Artikel 13. Aansprakelijkheid
13.1 Opdrachtnemer zal zijn werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van een administratie- en belastingadviseur kan worden verwacht. Indien een fout wordt gemaakt doordat de opdrachtgever hem onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, is opdrachtnemer voor de daardoor ontstane schade niet aansprakelijk.
13.2 Indien opdrachtgever aantoont dat hij schade heeft geleden door een fout van de opdrachtnemer die bij zorgvuldig handelen zou zijn vermeden, is opdrachtnemer voor die schade slechts aansprakelijk tot een maximum van driemaal het bedrag van het honorarium voor de betreffende opdracht over de laatste 3 maanden, tenzij er aan de zijde van opdrachtnemer sprake is van opzet of daarmee gelijk te stellen grove nalatigheid.
13.3 Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat opdrachtgever aan opdrachtnemer onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij opdrachtgever aantoont dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds dan wel veroorzaakt is door opzet of grove schuld van de opdrachtnemer.
13.4 Opdrachtnemer heeft te allen tijde het recht, indien en voor zover mogelijk, de schade van de opdrachtgever ongedaan te maken.
13.5 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging of tenietgaan van bescheiden tijdens vervoer of verzending per post, ongeacht of het vervoer of de verzending geschiedt door of namens opdrachtgever, opdrachtnemer of derden.
13.6 Opdrachtgever blijft te allen tijde verantwoordelijk en aansprakelijk voor zijn of haar eigen boekhouding. De hieruit voortvloeiende claims en boetes komen dan ook voor rekening en risico van opdrachtgever.
13.7 Opdrachtgever is te allen tijde verantwoordelijk voor het bewaren van zijn of haar administratie, belastingen, brieven en alle overige bescheiden die onderdeel uitmaken van de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Opdrachtnemer is hier niet verantwoordelijk voor.
13.8 Opdrachtgever is te allen tijde verantwoordelijk voor het aantonen van het zakelijke karakter van alle zakelijk opgevoerde administratie en belastingen. Opdrachtnemer gaat ervan uit dat alle bescheiden die worden opgeleverd zakelijk zijn. Mocht dit niet het geval zijn, moet opdrachtgever dit vooraf aan opdrachtnemer kenbaar maken.
13.9 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het opleveren van alle bescheiden die worden opgevraagd door de Belastingdienst.
Artikel 14. Opzegging
14.1 Zowel opdrachtgever als opdrachtnemer hebben de mogelijkheid om op elk moment de overeenkomst te beëindigen.
14.2 Opzegging moet schriftelijk aan de andere partij worden gemeld.
14.3 Opzegging moet plaatsvinden tegen het einde van de maand, met een opzegtermijn van één kalendermaand.
14.4 Alle dienstverleningspakketten hebben een minimale contractduur van zes maanden. Na deze periode kan het contract maandelijks worden opgezegd. Bij vroegtijdige opzegging binnen de eerste zes maanden behoudt de opdrachtnemer het recht om de eerste zes maandtermijnen te factureren, tenzij anders overeengekomen.
14.5 Hoewel de opdracht niet tussentijds kan worden gepauzeerd, kan de opdrachtnemer onder specifieke omstandigheden een tijdelijke korting van 50% op het maandelijkse budget verlenen gedurende maximaal drie maanden, na beoordeling van een geldige reden.
14.6 Indien de opdrachtnemer de overeenkomst beëindigt, zal deze de opdrachtgever gemotiveerd informeren over de redenen voor de beëindiging en al het mogelijke doen om de belangen van de opdrachtgever te behartigen.
14.7 Bij intrekking van de opdracht worden tot dat moment uitgevoerde werkzaamheden en door de opdrachtnemer gemaakte kosten in rekening gebracht bij de opdrachtgever volgens de overeengekomen tarieven.
14.8 Als de opdrachtgever gedurende drie maanden niet reageert op communicatie, heeft de opdrachtnemer het recht om de opdracht met onmiddellijke ingang stop te zetten, waarbij openstaande facturen verschuldigd blijven.
14.9 Als de opdrachtnemer de overeenkomst tussentijds beëindigt, is de opdrachtgever niet verplicht om verdere administratieve taken uit te voeren, tenzij anders overeengekomen.
Artikel 15. Bevestiging verantwoordelijkheden bescherming persoonsgegevens
15.1 In Privacyverklaring: In overeenstemming met de geldende privacyregelgeving is medewerking van de opdrachtgever vereist om de verantwoordelijkheden met betrekking tot privacy te waarborgen. De onderstaande verklaring zorgt ervoor dat beide partijen voldoen aan de geldende privacyregelgeving.
15.2 Beide partijen zijn overeengekomen dat de opdrachtnemer namens de opdrachtgever de dienstverlening uitvoert.
15.3 De opdrachtnemer heeft toegang tot en verkrijgt toestemming voor het verwerken van persoonlijke gegevens van medewerkers en/of cliënten van de opdrachtgever. In overeenstemming met de privacyregelgeving is de opdrachtgever (gedeeltelijk) verantwoordelijk voor de vertrouwelijke behandeling en zorgvuldige verwerking van deze gegevens.
15.4 Door ondertekening van deze verklaring bevestigt de opdrachtnemer het volgende aan de opdrachtgever met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens:
Bekendheid met en naleving van geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy.
Implementatie van passende organisatorische en technische maatregelen om de privacy te waarborgen.
Beperkt gebruik van persoonsgegevens tot het noodzakelijke voor de uitvoering van de opdracht.
Beperkte bewaartermijn van persoonsgegevens.
Verplichting tot geheimhouding van verkregen persoonsgegevens.
Instructie en bewustwording van medewerkers over privacyverantwoordelijkheden.
Inschakeling van betrouwbare derden alleen na schriftelijke overeenkomst en naleving van privacyverplichtingen.
Bereidheid om op verzoek van de opdrachtgever persoonsgegevens aan te passen.
Melding en communicatie van datalekken conform de geldende regelgeving.
Verwerking van persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij anders overeengekomen.
Mogelijkheid tot afwijking van deze bepalingen indien wettelijk vereist, met melding aan de opdrachtgever.
Continuïteit van deze bepalingen na afloop van de overeenkomst.
*Een datalek wordt gedefinieerd als volgt:
“Een inbreuk op de beveiliging zoals bedoeld in artikel 34a lid 1 Wbp die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen, dan wel die ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van Persoonsgegevens”.
Artikel 16. Toepasselijk recht
16.1 Op alle overeenkomsten tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, is het Nederlands recht van toepassing.
16.2 Alle geschillen die voortvloeien uit overeenkomsten tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer, waarop deze voorwaarden van toepassing zijn en die niet binnen de competentie van de kantonrechter vallen, worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin de opdrachtnemer zijn vestigingsplaats heeft. Dit geldt tenzij het geschil betreft die niet gerelateerd zijn aan het bedrijf of beroep van de opdrachtgever.
16.3 De opdrachtgever heeft de mogelijkheid om het geschil voor te leggen aan een arbitragecommissie of om de procesgang van de tuchtrechtspraak te volgen.